– Líneas especiales

El anexo. Se emplea cuando junto a la carta se envían otro documentos (cheques, letras, pedidos, facturas, folletos, catálogos, etc.). La línea de anexos permite al remitente y al destinatario verificar el envio y recibo de ellos. Si se quiere se detalla en el texto al final de la carta a dos interlineas del firmante contra el márgen izquierdo la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:). A dos espacios se anuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo. Ejemplo:
Anexo:  uno (cinco hojas)
Anexos: tres (dos usbs y un cheque)
Anexos:  tres (nueve hojas)

 
La copia se pone a dos reglones del firmante o a dos reglones del anexo si los hay, contra el márgen izquierdo, se escribe la palabra Copia, seguida de dos puntos (:). A dos espacios se relacionana los destinatarios, así: tratamiento, nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la empresa se omite la empresa. Se utiliza interlineación sencilla. Se puede escribir de dos formas:

– En línea separada.
Copia:  Sr. Andrés Páez Rueda, Gerente Financiero, Camacol S:A:
             Dr. Fabio Pedraza Díaz, Jefe de Operaciones, Carvajal S.A.

– En línea seguida.
Copia:  Señores Andrés Páez Rueda,  Gerente Financiero, Camacol S:A.;  Dr. Fabio Pedraza Díaz, Jefe de Operaciones, Carvajal S.A. 

Las copias fijas para el archivo no se enuncian, por ser reglamentarias de una empresa.    

La indentificación del transcriptor a dos interlineas del firmante o del último renglón escrito, se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento, y se recomienda utilizar letra mas pequeña; en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos. Ejemplo:

Andrea P.         Para mujer
R. Celis.            Para hombre

Nota: Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificación del transcriptor.

Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma, sitúa su rúbrica contra el margen inferior izquierdo, en la copia para el consecutivo de correspondencia.

 Estilo Bloque Extremo                                                     Estilo Bloque

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