Plegado de la Carta

Plegado de la carta

El doblez es diferente, según  se trate de guardar el documento en sobre convencional (rectangular) o sobre con ventanilla, así:

Doblez de la carta para sobre convencional (rectangular):

Doblez de la carta para sobre oficio

Doblez de la carta sobre oficio

Se lleva el borde inferior de la hoja hasta aproximadamente 3 o 4 cms arriba de la mitad; se efectúa el primer doblez y se trae el borde superior hacia abajo, dejando una pestaña de un centímetro; después se hace el último doblez. Se inserta la carta en el sobre, de forma que al extraerla quede en posición de lectura.

El doblez de la carta para sobre con ventanilla se hace de acuerdo con las dimensiones del sobre que emplee cada empresa y con la posición de la ventanilla.

Recomendaciones

– El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto.

– La cinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento.

– El papel debe tener el gramaje adecuado, según la tecnología de impresión que se utilice.

– La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de microfilmación.

– La transmisión del documento vía fax es un adelanto de información y exige de inmediato el envío del documento original, único respaldo de valor probatorio, si no se recibe original y el documento trasmitido vía fax se encuentra en papel térmico, éste se debe fotocopiar para garantizar la permanencia de la información contenida.

– El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y conservación del documento.

– El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos aceleran el deterioro del documento.

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